退職願の用紙・便箋の選び方｜A4・B5、コピー用紙、ペンの疑問

指定がなければ、白いA4・B5用紙を選ぶ

会社指定がなければ、白いA4またはB5用紙を用意するのが一般的です。 パソコンで作るならA4のコピー用紙、手書きなら白地で模様のない便箋などが候補になります。

買う前に、社内の指定用紙やダウンロード様式がないかを確認しましょう。電子申請だけで手続きする場合は、紙を購入する前に申請方法を確かめてください。

A4・B5と、便箋・コピー用紙の選び方

用紙サイズだけで退職の有効性が決まるわけではありません。装飾よりも、内容が読めること、指定された手続きに合っていることを優先しましょう。

手書きか印刷かに合わせて、罫線と書く向きを選ぶ

手書きで行が曲がるのが心配なら、会社の指定に反しない範囲で、薄い罫線の便箋を選ぶ方法があります。模様やイラスト入りは避け、日付・宛名・本文を読みやすく書けるものを選びましょう。

パソコンで作るなら、無地の用紙へ印刷すると整えやすくなります。縦書き・横書きは指定を確認し、指定がなければ使いやすい形式を選んでください。横書きでの配置と無料テンプレートも参考にできます。

黒インクの消えにくいペンを使う

手書きでは、黒インクのボールペンなど、文字が消えにくい筆記具を使います。鉛筆や消せるペンは避け、別紙でかすれ・にじみがないか試してから記入すると安心です。

提出前の書き間違いは、新しい用紙へ書き直すと見やすく仕上がります。会社が訂正方法を指定している用紙は、その方法で直してください。最後に署名・押印の指定と、記入漏れを確認しましょう。

用紙と封筒を一緒に準備する

A4用紙を三つ折りにするなら長形3号、B5用紙を三つ折りにするなら長形4号などが候補です。紙の厚さや折り具合によって余裕が変わるので、実物で確かめてください。

封筒の寸法と入れ方と記入する項目の見本を確認してから書き始めましょう。