退職願・退職届を郵送する方法｜封筒・宛名・添え状の書き方

郵送する前に、受取先と指定を確認する

手渡しが難しい場合は、会社に郵送してよいか、誰宛てに送るか、到着期限はいつかを確認します。療養や遠隔勤務など事情があるときは、その旨も伝えましょう。書類を郵送すれば、文面や契約の内容にかかわらず退職が成立するわけではありません。

郵送の準備物と封筒

• 記入済みの退職願または退職届と、自分で保管する控え。
• 必要に応じて書類を入れる内封筒。
• 添え状。
• 内封筒と添え状が無理なく入る外封筒。

外封筒は、配送中に書類が出ないよう確実に封をします。内封筒の選び方は封筒・用紙のサイズ表で確認できます。

外封筒の宛名と差出人

外封筒には会社の郵便番号・住所と、確認した担当部署または担当者名を書きます。担当者個人宛てなら「様」、部署だけなら「御中」とし、同じ宛名に重ねて使わないようにします。裏には自分の住所・氏名を記載します。

内封筒の表題は「退職願」または「退職届」、裏は所属と氏名が一般例です。郵便番号枠の有無については手渡しと郵送の違いで整理しています。

添え状の短い文例

退職届を送る場合は書類名を変更します。「先日ご相談」と書くのは実際に相談済みの場合に限り、事実に合わせて文面を整えてください。

発送方法を選び、記録を残す

会社の指定を確認し、追跡や受領に関する記録が必要かに応じて発送方法を選びます。差出日、追跡番号、文書の控えを保存しましょう。配送の追跡と、送った文書の内容を証明する制度は異なります。

内容の証明や配達の証明が必要な状況では、内容証明・配達証明の違いを確認してください。受取拒否などで争いがある場合は、送付前に公的窓口等へ相談しましょう。